処理方法

機密文書とはどのようなものをいうのか

文書とは他社に見られることを前提としたものであるが、使用が終わった時の処理方法は文書の重要性によって多岐に渡る。機密とは政治、軍事、国家などに関する極めて大切な秘密のことをいい、文書化されたものが機密文書という。ビジネスに使用した文書なども顧客情報などが含まれているため、機密文書と同等の処理をする必要がある。機密文書を処理する際に必要な事は、内容を外部に漏らさないようにする事であるため、機密文書は慎重に処理しなければならない。 ビジネスでの文書の流出は、信用を失う原因となるので、慎重に行動をとる必要がある。資源ごみに出す方法もあるが、再利用される前に外部に流出する場合も考えられるため、資源ごみに出すのは控えたほうが賢明である。

処理方法として適しているのは

機密文書を処理する方法はたくさんあるので、文書の機密性に応じて判断する必要がある。方法のひとつとしてシュレッダーを利用する場合がある。シュレッダーは、文書を細かく処理する事が出来るので、機密文書の処理には適している。ただ、ごみの量が文書の多さに比例するため、頻繁にごみを処理するデメリットもある。 他に業者に機密文書を処理してもらう方法がある。この方法は業者が文書自体を運搬してくれるため、ごみの量を考える必要はない。デメリットはコストがシュレッダーよりもかかる点である。 両者のメリットとデメリットを考え、どの方法を選ぶかは、コストの面も含めて考える必要がある。コストとかけるてまの問題を含めて一番適した方法を選択する必要がある。