機密文書は、法人などの組織において法人外に流出させたくない文書のことを指します。一般に機密文書では、保存されるべきものと破棄されるものがあり、保存されるものは適切に書庫に保管するようにしますが、破棄するものでは、適切に処理する必要があります。機密文書の破棄においてもっとも一般的な処理がシュレッダーに掛けることです。現在では、機密文書以外にもさまざまな書類がシュレッダーによって適切に処理されていますが、この量が多くなるとその場でシュレッダーで処理するには負担が大きくなります。また焼却処理をする場合にも専用の焼却炉が必要で都会ではなかなかできません。そのような場合には機密文書を適切に処理してくれる業者に依頼して、処理を行ってもらうといった方法があります。
機密文書の処理を業者に依頼するさいの注意点としては、その処理が適切に行われるかどうかがポイントになります。一般には運びだされた書類は、そのまま工場に運ばれ、そこにある巨大なシュレッダーを使って破砕されます。また一部の業者では破砕の代わりに熱水と薬剤を使うことで溶解するケースもあります。どちらにしても、これら処理された機密文書の紙は製紙メーカーに引き渡され、最終的には再生紙として再利用されるので環境に負荷を掛けません。一方で、機密文書が外部に漏れた場合の対応にも留意する必要があります。多くの業者では情報漏洩保険に加入しており、漏れた場合の賠償金として1億円から2億円程度のものが掛けられています。